Realizar o arquivamento de documentos é uma realidade para toda empresa, mesmo que ela seja de pequeno ou médio porte. Isso porque armazenar informações e dados de clientes, colaboradores, controle financeiro e planejamento, apenas para citar alguns exemplos, é uma prática rotineira das organizações. Ou seja, o arquivamento de documentos está, diretamente, atrelado à organização interna do negócio.
Por essa razão, os documentos de uma empresa precisam estar arquivados da forma mais organizada e segura possível, respeitando a natureza de cada um deles. Apenas dessa forma, o gerenciamento de informações será eficaz, o que, por sua vez, facilitará o acesso aos documentos, reduzirá o tempo de busca e permitirá que os colaboradores foquem tempo e energia nas suas atividades.
Nesse sentido, é fundamental que as empresas apliquem estratégias de armazenamento de dados e informações a fim de não serem prejudicadas pela má organização e acabem perdendo tempo e dinheiro. Pensando nisso, o texto a seguir conta com as informações mais relevantes que você precisa saber sobre arquivamento de documentos. Confira.
Antes de tudo, você precisa compreender porque realizar o arquivamento de documentos da forma adequada é tão importante para o bom funcionamento de todo negócio. Então, avalie a situação da sua empresa: se você precisar de determinada informação, saberá onde encontrá-la exatamente? Quanto tempo você levará para achá-la?
Essa reflexão tem o objetivo de mostrar que o arquivamento dos documentos da sua empresa em locais adequados reflete em tempo poupado. Tempo esse que poderá ser utilizado em atividades realmente importantes para os objetivos do negócio. Além disso, outra reflexão importante é: todos os documentos que a sua empresa guarda são necessários ou atualizados? O arquivamento correto contribuirá para o armazenamento apenas do que realmente importa e pelo tempo necessário, o que diminuirá o acervo de arquivos.
O arquivamento de documentos da forma adequada também evita perdas, extravios e deteriorações, que podem ser ocasionados por condições ambientais do local de guarda (umidade, calor excessivo, luminosidade etc) ou incidentes (infiltrações, incêndio, furtos, vazamentos etc). A gestão correta dos documentos ainda colabora para a proteção jurídica da empresa, que sempre terá à mão as informações de que necessita para comprovar suas condições.
Essas são algumas razões que revelam a importância do arquivamento correto de documentos em uma empresa. Em outras palavras, não é possível gerenciar um negócio de sucesso sem possuir dados atualizados, seguros e acessíveis. Dessa forma, ao seguir determinadas estratégias na organização e gestão de seus dados, a empresa terá as condições ideais para funcionar bem e obter êxito.
Implantar o arquivamento de documentos de forma adequada requer a utilização de métodos, não se trata de começar, simplesmente, a armazenar os dados da empresa de qualquer maneira. De outra forma, será instalado um caos organizacional que, certamente, comprometerá os resultados do negócio. Por isso, fique atento às dicas dispostas a seguir sobre como deve ser realizado esse arquivamento.
Conhecer quais são os documentos guardados por sua empresa é importante porque a natureza deles é o primeiro critério para determinar a melhor forma de realizar o arquivamento. Também será o tipo de arquivo que indicará por quanto tempo ele deverá ser guardado pela empresa antes do seu descarte.
Portanto, faça um inventário de quais os tipos de documentos que estão sendo utilizados pela empresa, por exemplo, currículos, contratos, notas fiscais, relatórios etc, e onde eles se encontram. Apenas com essas informações será possível realizar a próxima etapa.
Após conhecer os documentos utilizados pela empresa, faça a separação de cada um deles por categorias: documentos administrativos, fiscais, jurídicos, de clientes etc. Nesse passo, também é importante dar o destino correto para as documentações. Assim, realize o descarte seguro dos arquivos que não são relevantes para a empresa. Atente-se às determinações legais nessa hora para não cometer infrações. Em seguida, determine qual a fase documental: se em uso, armazenamento provisório com pouco acesso ou arquivo definitivo.
Após conhecer os seus documentos e tê-los separados em categorias, você deverá escolher a maneira como eles ficarão armazenados, se em local físico ou digital. Na realidade, alguns arquivos precisam ser mantidos em dependências físicas. Nesses casos, a empresa deverá disponibilizar um local com boas condições estruturais a fim de preservar a integridade dos documentos.
Ressalte-se, no entanto, que são altos os custos para manter um local bem estruturado que promova a segurança e a guarda dos documentos, assim como são maiores os riscos de perecimento dos materiais guardados. Por isso, é estratégico que o arquivamento físico seja usado apenas quando estritamente necessário.
Ademais, lembre-se que mesmo diante da possibilidade de armazenar documentos físicos, é importante manter um backup deles para o caso do original ser danificado ou perdido. A melhor opção, nesse caso, é guardar a cópia na nuvem. Por todas essas questões, o armazenamento digital se revela o mais oportuno e de fácil manipulação para o arquivamento da maioria dos documentos de uma empresa. Entenda melhor a seguir.
O arquivamento digital é a melhor opção na maioria dos casos. Isso porque esse método torna possível a automatização, o que ganha em agilidade se comparado ao trabalho manual, bem como diminui consideravelmente os riscos de deterioração, extravios e perdas. Ainda, economiza espaços físicos e facilita o acesso às informações. Por esses e outros motivos, realizar o arquivamento digital é mais simples e seguro.
Independentemente de sua escolha pela forma de armazenamento dos documentos da empresa, se em locais físicos ou digitais, é importante prezar pela segurança da informação. Nesse sentido, crie regras para o acesso aos documentos. Por exemplo, defina quais colaboradores têm acesso a determinadas documentações e quais alterações podem ser feitas com ou sem autorização.
Para resultados eficazes, a empresa pode contar com o uso de senhas e criptografia para plataformas digitais, bem como de chaves e assinaturas para locais físicos. Outrossim, é relevante criar uma cultura interna de observância a essas normas a fim de garantir que todos estarão colaborando para a segurança das informações da empresa. A seguir, explicamos melhor os benefícios do armazenamento digital na nuvem.
O armazenamento em nuvem já é uma realidade para muitas empresas, o que não é de se espantar tendo em vista todos os benefícios. Esse tipo de arquivamento é possível graças a um servidor compartilhado sempre disponível que armazena e distribui os dados por meio da Internet.
O cloud computing permite uma maior capacidade de armazenamento sem comprometer os espaços físicos e mesmo os equipamentos digitais da empresa. Outro benefício é o baixo custo para mantê-lo, sendo necessário apenas investir do provedor do serviço e, em algumas situações, comprar mais armazenamento.
Além disso, os dados armazenados na nuvem podem ser acessados de forma remota e a qualquer hora, desde que seja utilizado um dispositivo conectado à Internet. Isso facilita o acesso às informações e, consequentemente, o trabalho dos colaboradores.
No que diz respeito à proteção das informações, o armazenamento de dados na nuvem pode ser seguro. Isso porque existem softwares de monitoramento, firewalls e anti-malwares que trabalham para detectar as falhas de segurança e os riscos de vazamento de dados. Portanto, com a atuação de um bom sistema e de um suporte técnico, não há nada com o que se preocupar.
Com todas as informações acima, ficou mais fácil compreender a importância de realizar o arquivamento de documentos da sua empresa de forma adequada e quais são os benefícios dessa prática. Ao seguir métodos que prezam pela organização e segurança, o gerenciamento da informação se torna eficaz e, em consequência direta, o trabalho dos colaboradores será mais assertivo e ágil.
Portanto, é essencial que as empresas optem por estratégias de armazenamento que promoverão soluções práticas e efetivas. A fim de conseguir isso, escolher o arquivamento de documentos na nuvem é uma das melhores decisões, tendo em vista todos os benefícios que pode promover a um baixo custo. Mesmo quando a empresa precisa manter arquivos físicos em suas dependências, buscar por um serviço na nuvem para backup é igualmente relevante.
Por fim, vale ressaltar que o acompanhamento de uma empresa especializada para auxiliar na escolha e na implantação do tipo adequado de arquivamento de documentos é importante para garantir a melhor decisão e o sucesso na gestão dos documentos.
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