A tecnologia trouxe diversos benefícios para a sociedade. Uma maneira mais rápida e eficaz de se comunicar a distância, maior praticidade na hora de realizar compras e efetuar pagamentos são alguns exemplos de como a tecnologia propiciou inúmeras facilidades para a população.
Um exemplo disso é a digitalização de documentos no ambiente de trabalho. A referida prática trouxe diversos benefícios como mais espaço no escritório, redução do uso de papéis nas empresas, além de uma maior praticidade na procura de documentos.
Há algum tempo, quando você entrava em um escritório existiam diversos armários repletos de documentos, o que representava, muitas vezes, um desperdício de espaço e de tempo. No entanto, essa não é a única justificativa para a digitalização de documentos, muitas empresas optam por digitalizar seus documentos para organizar a rotina de trabalho e melhorar a produtividade.
Dessa maneira, a partir da tecnologia, com atividades como a digitalização de documentos, é possível alavancar seu negócio, permitindo assim melhores resultados. Confira neste post 5 benefícios que a digitalização de documentos pode trazer para a sua organização e de que maneira isso pode te ajudar na hora de se destacar dos demais concorrentes.
A digitalização de documentos nada mais é do que o processo de transformar os documentos físicos para um formato digital através de equipamentos e softwares. Em outras palavras, é converter o que está impresso no papel para que possa ser utilizado digitalmente.
O processo de digitalização realiza a codificação binária das informações que constam no papel. Dessa forma, é possível que um sistema de gerenciamento de documentos acesse os dados presentes no arquivo e os interprete.
De uma maneira geral, a digitalização de documentos beneficia todas as pessoas envolvidas com a organização, desde gestores, sócios, fornecedores, colaboradores e até clientes.
Com a digitalização documental, o gestor pode aumentar a produtividade da empresa com menos trabalhos operacionais, diante da gestão de arquivos digitalizados. Já os funcionários, passam a atender os clientes ou a própria equipe com mais rapidez e precisão
A digitalização também reduz a utilização de papéis na empresa, compartilhando documentos e arquivos no formato digital. Os clientes também podem se beneficiar dos documentos digitais, devido à praticidade para encontrar os arquivos, podendo consultá-los a qualquer momento.
O processo de digitalização de documentos é realizado em algumas etapas. Separamos abaixo as etapas mais comuns a serem realizadas, principalmente no que diz respeito às questões de qualidade, segurança, organização e certificação. Assim, é possível tornar o processo mais fácil, prático e efetivo.
Na etapa inicial, os documentos físicos devem ser coletados, conferidos e registrados. Esse trabalho deve ser realizado com muita atenção, para evitar que alguns materiais se percam.
Após a coleta de todos os documentos, é necessário fazer o reparo daqueles que estiverem manchados ou amassados. Objetos como grampos e clipes devem ser retirados das folhas para não prejudicar a digitalização. Dessa forma, garantindo a qualidade do material.
Esse é o momento de digitalizar os arquivos um por um, na ordem em que eles estavam armazenados, o que auxilia na hora de guardar todos os materiais novamente. O profissional deve estar atento ao posicionamento do arquivo e se ele foi digitalizado da maneira correta.
Nesta etapa os documentos são armazenados e segmentados por nome, formato ou data, o que facilita a localização dos arquivos. Logo, utilizar um software para gerenciamento de documentos pode tornar o trabalho mais fácil.
Agora que você já sabe o que é a digitalização de documentos e como ela funciona, listamos abaixo 5 benefícios que essa atividade pode trazer para o crescimento da sua organização.
Como sabemos, manter os documentos em papel gera mais trabalho na hora de encontrar o arquivo que se está procurando. O que configura um grande desafio para o controle e a organização dos documentos.
Mesmo que os arquivos estejam bem separados e organizados, verificar cada documento de modo físico ainda se torna difícil. Até arquivistas mais experientes podem levar muito tempo na busca por arquivos, principalmente os documentos mais antigos.
A digitalização de documentos propicia um maior controle sobre cada arquivo. Dessa forma, fica mais fácil de encontrar o documento que se precisa. Da mesma maneira, também se facilita armazená-lo.
Além disso, os documentos digitalizados dão muito mais agilidade ao trabalho da equipe. Pois os atrasos comprometem a velocidade operacional, o que pode comprometer o nome da empresa entre possíveis clientes, que podem buscar serviços de concorrentes mais ágeis.
Com a digitalização de documentos os gastos referentes às cópias e impressões são radicalmente reduzidos, uma vez que os documentos podem ser acessados rapidamente através de um computador, notebook ou celular, o que também beneficia o meio ambiente.
Além disso, recursos valiosos como o tempo, eletricidade e mão de obra vão embora numa simples impressão. Outra questão é que reduzir a quantidade de papel nas empresas diminui significativamente os custos operacionais da organização.
Mas isso não significa que sua empresa deva abolir o uso da impressora ou os documentos em papel, mas sim, diminuir. Pois, com a digitalização de documentos, os processos e serviços podem ser feitos com um menor custo.
Hoje em dia, ter um escritório com espaço para acomodar todos os funcionários, móveis, salas e ainda armazenar documentos é algo que consome dinheiro. Determinadas localizações, principalmente nos grandes centros urbanos, possuem preços muito altos.
Dessa forma, é inegável dizer que a digitalização de documentos, além dos recursos financeiros, vai economizar um espaço físico que antes era destinado ao armazenamento de documentos em papéis. Uma vez que milhares de arquivos podem ser armazenados em um único servidor em vez de ocupar espaço em arquivos volumosos.
Quando os documentos são digitalizados, eles são armazenados com mais segurança do que um arquivo físico, pois somente pessoas cadastradas teriam acesso aos documentos, gerando um maior controle sobre a alteração de qualquer arquivo.
Assim, a digitalização de documentos aumenta a segurança contra danos físicos nos papéis, que podem ocorrer por muitas razões, dentre incêndios, enchentes ou outros problemas que podem colocar o documento em risco.
Outra vantagem da digitalização de documentos é que o histórico de todas as operações da empresa pode ser digitalizado, facilitando assim a integração de dados novos e antigos com mais rapidez.
No entanto, a busca de informações em arquivos físicos, vai demandar muito tempo para encontrar tais informações e realizar comparações, sem falar nos gastos com cópias caso seja necessário.
Agora que você já sabe alguns dos principais benefícios que a digitalização de documentos pode proporcionar para as empresas, deve ter percebido que esse processo é indispensável para quem busca o crescimento no mercado.
Portanto, pense mais um pouco sobre a possibilidade de colocar sua empresa em conformidade com a tecnologia atual para que, no futuro, ela não fique ultrapassada. Então, se você busca otimizar o tempo, reduzir custos, dar mais segurança aos seus documentos e diminuir o tamanho dos seus arquivos físicos, invista na digitalização dos documentos.
Propiciando assim, um processo de gestão de documentos mais rápido e eficaz, melhorando a qualidade do trabalho de todos os envolvidos e economizando recursos sem perder a produtividade.
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