Escritório Virtual: uma utilidade para o seu negócio!

Diversas inovações surgiram com a revolução digital. Atividades que antes eram realizadas de uma mesma maneira hoje possuem novas funcionalidades que tornam as demandas do cotidiano mais práticas e eficazes. 

Atualmente, quase todas as coisas podem ser realizadas pela internet. Soluções que vão desde o entretenimento, compras, trabalho, entre muitos outros serviços que podem ser realizados pela web. O escritório virtual foi uma delas.

Graças a tecnologia e diante de uma maior flexibilidade das relações de trabalho, o significado de escritório evoluiu. Assim, por meio da internet é possível conectar empresas e profissionais de novas formas. O que permitiu que diversas pessoas pudessem trabalhar de casa, sem ser necessário um escritório tradicional.

Por ser algo recente, o conceito de escritório virtual pode gerar muitas dúvidas. Por isso, elencamos neste post as informações mais importantes sobre essa inovação que pode proporcionar inúmeros benefícios para a sua empresa. Vamos conferir?

O que é o escritório virtual?

O conceito de escritório virtual diz respeito ao serviço que permite que profissionais e empresas possam trabalhar de forma remota. Ele é chamado assim porque não se trata de um espaço físico tradicional, mas um endereço comercial ou fiscal concedido por meio de um contrato.

Em outras palavras, funciona como um serviço para que o empresário possa contratar um endereço comercial, destinado a certos objetivos. Como é o caso de: recebimento de correspondências, utilização de salas coworking (compartilhamento do espaço de trabalho com diversas empresas), dentre outros. 

Ou seja, você paga um valor fixo mensal para utilizar o endereço comercial escolhido, na localização de sua preferência, com acesso a serviços exclusivos do espaço. Dessa forma, você não depende do lugar e pode trabalhar remotamente ou não. Também é possível utilizar o local apenas para fazer reuniões e receber clientes. Tudo isso vai depender do serviço contratado.

Esse serviço é importante pois toda empresa precisa de um endereço profissional, para receber as correspondências, atender clientes ou realizar uma reunião, por exemplo. Dessa forma, essas empresas e profissionais não precisam de uma estrutura física permanente para trabalhar, mas para situações pontuais.

Assim, esse serviço pode ser útil nos casos estratégicos, quando você busca se posicionar em um local atrativo para o seu cliente, de forma a agregar valor. Mas também para casos burocráticos, pois na hora de abrir uma empresa você precisa informar um endereço, e não é recomendado que você não use seu endereço residencial, principalmente por motivos de segurança.

Como funciona um escritório virtual?

De uma maneira geral, quem oferece essa opção de serviço são empresas que administram escritórios, ou seja, espaços de coworking. Muitas organizações realizam esse tipo de serviço nos mais diversos estados e municípios. Assim, existem diversos valores, meios e maneiras que um escritório social pode ser ofertado.

Logo, o procedimento para contratação do escritório virtual pode variar muito. A contratação pode ser feita no momento da abertura da empresa ou alteração do endereço da organização. 

O escritório virtual não possui contas, comprovantes ou outros documentos em nome da empresa. Mas, no momento da contratação, é gerado um contrato de locação que contém todos os dados necessários de ligação entre o escritório e o contratante. 

Como o escritório social pode ser útil para o negócio?

Agora que você já sabe o que é como funciona o escritório social, vamos explicar por que esse serviço pode ser útil para a sua empresa. Geralmente, essa pode ser uma ótima alternativa para os empreendedores que prestam serviços, pois nessa modalidade não é necessário que o profissional esteja presente na empresa

O escritório virtual também é indicado para empresas que querem expandir o negócio para uma cidade diferente, sem ter custos com a abertura de uma estrutura física, além de ter que alocar a equipe presencialmente.

Como já falamos anteriormente, você pode optar por diferentes serviços de acordo com sua demanda. Por isso, destacamos abaixo os principais serviços que são ofertados pelo escritório social.

• Recebimento de ligações telefônicas;
• Repasse de recados por telefone, e-mail ou de forma presencial;
• Gerenciamento de correspondências;
• Endereço para registro de CNPJ
• Contratação de espaço físico como sala de reuniões, sala de atendimento;

Quais as principais vantagens de utilizar um escritório virtual?

Agora que você já tem uma noção melhor do que é o escritório virtual e os serviços oferecidos por ele, elencamos também diversas vantagens que essa modalidade de serviço pode proporcionar para o seu negócio. Segue abaixo as principais delas:

Redução de gastos com espaço físico: Optar pelo escritório virtual é vantajoso para profissionais que não possuem endereço físico para iniciar as atividades e não precisam realizar o trabalho de forma virtual. Dessa forma, não é preciso se preocupar com contas, manutenção e infraestrutura do local, o que significa uma grande diminuição de custos para as empresas.

Mobilidade: O escritório virtual também é uma boa opção para os profissionais que precisam viajar constantemente ou que não precisam estar fisicamente no escritório, podendo trabalhar de qualquer lugar, sendo necessário o espaço físico em situações pontuais.

Autoridade: Para aqueles que buscam aumentar a autoridade da marca, por meio do profissionalismo, também podem contratar o escritório social. Com ele é possível fazer isso a partir de um endereço comercial, telefone com número próprio e cartão de visita, por exemplo.

E para finalizar…

Como você pode perceber, o escritório social possibilita inúmeras vantagens para o seu negócio, oferecendo aquilo que você realmente precisa, com o menor custo possível. Então, a dica é pesquisar o serviço que mais se adéqua ao que você procura.

Pois existem serviços oferecidos por grandes companhias, que atuam no mundo inteiro, e serviços recentes e locais, mas que atendem bem às suas necessidades. As duas opções podem ser boas, basta refletir sobre o seu perfil e propósito. 

Também vale destacar, que muitos especialistas acreditam que o “novo normal” após a pandemia do coronavírus seja que as pessoas comprem ainda mais pelo computador e smartphone. Ou seja, os serviços virtuais estão em constante crescimento.

Dessa forma, o escritório virtual serve como uma ponte entre o mundo físico e o digital, proporcionando oportunidades de negócios para empresas de todos os ramos e portes.

Espero que tenham gostado das dicas!