Na era digital, a tecnologia veio para ser uma grande aliada das pessoas e das organizações. Dessa forma, existem ferramentas que servem para auxiliar num trabalho mais dinâmico, eficiente e eficaz.
Dessa maneira, papéis, documentos e instrumentos físicos estão sendo cada vez mais substituídos por ferramentas digitais que proporcionam uma maior praticidade na hora de organizar as tarefas necessárias. Nesse contexto, as ferramentas de gestão de projetos colaboram para uma empresa cada vez mais funcional.
Pois, implementar um software para auxiliar no gerenciamento de projetos pode proporcionar diversos benefícios para o seu negócio, como uma maior integração da sua equipe e mais agilidade no processo.
Por isso, vamos falar neste post o que é a gestão de projetos e para que ela serve, além disso, elencamos neste post 5 ferramentas de gestão de projetos que podem fazer a diferença na sua empresa.
De uma maneira geral, a gestão de projetos diz respeito a um caminho, traçado pela equipe que compreende a elaboração do pré-projeto até sua entrega, de forma a atender as expectativas do cliente.
Assim, o gerenciamento de projetos é a aplicação de habilidades, conhecimentos, ferramentas e técnicas no desenvolvimento do projeto para atender aos requisitos presentes.
Dessa forma, existem praticamente duas maneiras de gerenciar um projeto: a manual, que é feita a partir de cadernos, agendas, planners, notas; E a outra maneira é utilizar em ferramentas de gestão de projetos.
Um software de gerenciamento de projetos é uma ferramenta que tem o objetivo de melhorar a eficiência dos envolvidos em um projeto. Dessa forma, uma boa gestão de projetos, resulta diretamente na qualidade do trabalho realizado, proporciona uma melhor organização e também mais qualidade do produto final.
Sendo assim, uma boa gestão pode proporcionar um ambiente de trabalho mais harmônico, maior produtividade da equipe, além de funcionários bem treinados. Destacamos alguns desses benefícios no próximo tópico.
As ferramentas de gestão de projetos trazem inúmeros benefícios para a gestão da sua empresa. De uma maneira geral, a principal vantagem de utilizar esse tipo de software é a visão mais organizada de todas as etapas dos projetos.
Além deste ponto, vale destacar que essas ferramentas ajudam a integrar tarefas, pessoas e diferentes setores envolvidos em um planejamento. Dessa forma, essas plataformas de gestão têm um papel fundamental na hora de conectar todos os agentes. Graças a essa integração, as ferramentas de gestão de projetos proporcionam mais:
Essas são algumas das inúmeras vantagens que as ferramentas de gestão de projetos podem propiciar para sua organização. Por isso, é muito importante usar uma delas quanto antes. Sendo assim, destacamos abaixo 5 ferramentas de gestão de projetos para te ajudar na organização da sua equipe.
Uma das ferramentas mais conhecidas para realizar a gestão de projetos é o Asana, pois ele reúne inúmeras funcionalidades para a gestão de projetos, atribui tarefas aos participantes e exibe estatísticas do progresso do projeto.
Além disso, o asana possui uma interface que mostra o andamento de cada atividade do projeto, permitindo que o gestor navegue através dos dias e veja o que cada participante está responsável por fazer.
Dessa forma, os colaboradores têm noção de quais tarefas precisam ser feitas para dar início a outras. Esse software é gratuito para pequenas empresas e conta com pacotes pagos para empresas maiores.
Outra indicação de ferramentas de gestão de projetos é o Trello. Com ele, você organiza seus projetos em quadros, cartões, listas e checklists, definindo as referidas etapas e o acompanhamento que deve ser realizado em cada setor.
Nesse software de gestão também é possível acompanhar os membros no projeto, de forma a ver quem está trabalhando em cada setor, anexar imagens e arquivos, escrever comentários, entre outras funcionalidades. A ferramenta é gratuita.
A Basecamp é o software ideal para as empresas que querem organizar seus fluxos de trabalho em uma espécie de linha do tempo. Ela é uma ferramenta de gestão de projetos super completa, pois possui nas suas funções mecanismos como atividades, bate-papos e calendários.
Além disso, o aplicativo contempla praticamente todas as fases de um projeto e possui atributos complementares, que permitem a emissão de relatórios, cronometrar cada tarefa e acompanhar o histórico dos participantes. Para uso pessoal, pequenas equipes, freelancers e startups, o basecamp é gratuito e inclui 1 GB de armazenamento. Mas, para negócios maiores, o pacote custa US $99 dólares por mês.
O Project é um software desenvolvido pela Microsoft e pode ser incluído como uma das ferramentas de gestão de projeto mais completas do mercado. A interface desta ferramenta é semelhante à do Excel e ela tem o objetivo de auxiliar os gestores de projetos a desenvolver planejamentos, com a atribuição de tarefas, rastreamento de progresso, gerenciamento de orçamentos e análise das cargas de trabalho.
Com o Microsoft Project também é possível recalcular cronogramas e ver como novas tarefas, tarefas obsoletas, datas intermediárias podem afetar outros projetos. Com relação aos valores, essa ferramenta oferece apenas planos pagos que variam de acordo com a necessidade de cada organização.
O Artia se difere das demais ferramentas de gestão de projetos uma vez que ele pode ser implementado em poucas horas. Com ele é possível controlar as metas diárias da equipe, acompanhar as etapas de um processo, de modo a aumentar a produtividade da empresa.
Além disso, o software tem o diferencial de possibilitar a utilização da técnica Pomodoro na plataforma. A metodologia de gestão de tempo, permite dividir o trabalho em ciclos de 25 minutos com um intervalo de 5 minutos, o que aumenta a produtividade da equipe.Por fim, a utilização desse software é gratuita, sendo necessário apenas criar uma conta na plataforma.
Diante de tantas alternativas de ferramentas de gestão de projetos pode até parecer difícil escolher a melhor opção. Contudo, é importante ressaltar que cada uma das ferramentas de gestão de projetos que destacamos neste post possuem diferentes funções, sendo assim, cabe aos gestores da empresa ver a opção que mais se encaixa com as políticas e necessidades da sua organização.
Mas, se você ainda não se decidiu, destacamos abaixo alguns fatores determinantes que devem ser levados em consideração na hora de escolher a melhor ferramenta para o seu negócio:
Existem muitas ferramentas de gestão de projetos especializadas em atender demandas de uma determinada área de atuação (como marketing, desenvolvimento de software, etc.). Dessa maneira, torna-se muito mais vantajoso contratar uma ferramenta que possua funções específicas que possam auxiliar seus funcionários.
Outro ponto importante para se observar é que existem diversas ferramentas de gestão de projetos que limitam a quantidade de participantes. Sendo assim, é necessário se atentar para essas informações e ver aquela que se encaixa melhor na rotina do seu negócio.
Pois, se sua empresa conta com uma grande quantidade de colaboradores, é preciso pensar em contratar pacotes personalizados.No caso de uso pessoal, é interessante utilizar a versão gratuita para testar a ferramenta e analisar se ela vai ser útil para sua organização.
Saber qual o porte da sua empresa é muito importante na hora de escolher o software de gestão de projetos. Pois, existem muitas ferramentas de gestão de projetos destinadas a empresas maiores, com uma complexidade alta, já que utilizam uma grande quantidade de informações.
Sendo assim, opte por softwares mais fáceis de manusear, uma vez que utilizar uma ferramenta muito complexa sem necessidade pode atrapalhar a gestão de projetos da sua empresa.
Como sabemos, um dos principais objetivos das ferramentas de gestão de projetos é facilitar a vida da sua equipe. Sendo assim, na hora de escolher um software para gerir seus projetos, verifique se ele tem uma boa navegabilidade, pois isso vai permitir uma maior desenvoltura e comunicação entre os participantes da equipe.
Agora que conhece diversas opções de ferramentas de gestão de projetos, você pode testar e comprovar que a tecnologia pode tornar a gestão de projetos na sua empresa mais fácil e prática.
Portanto, é importante lembrar que na hora de escolher entre as inúmeras ferramentas de gestão de projetos, deve-se levar em consideração aquela que melhor se adéqua às necessidades de gestão da empresa. Espero que tenham gostado do post.
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