Gestão de Tempo: 6 dicas para você aumentar sua produtividade

Com foco na maior efetividade das demandas em um negócio ou até na vida pessoal de um indivíduo, uma boa gestão de tempo permite um maior e melhor controle sobre processos de planejamento e execução de tarefas.

A gestão do tempo não se resume apenas a ter controle sobre o dia e a hora em que determinada tarefa será executada, mas trata-se também da forma como cada indivíduo lida com as diversas áreas da vida: família, saúde, trabalho, etc.

Quando a meta é o aumento da produtividade, a gestão de tempo pode ser uma das mais importantes aliadas. Não se trata de fazer muito em pouco tempo (e acabar cometendo falhas), mas sim de fazer o melhor possível com o tempo disponível.

A seguir, este artigo vai apresentar 6 dicas de como você pode aumentar a sua produtividade.

#01. Comece com um bom cronograma

Planejamento e produtividade devem andar de mãos dadas, uma vez que quando traçamos e elencamos nossas demandas temos mais clareza quanto às etapas que deverão ser percorridas até a obtenção do resultado necessário.

Atualmente, existem diversas técnicas, aplicativos e ferramentas que podem auxiliar na organização de um cronograma de atividades e melhorar sua performance na execução de tarefas.

É importante dedicar um tempo para entender quais as suas necessidades individuais ou do seu negócio, pesquisar sobre os métodos e ferramentas existentes, e então começar a trabalhar.

Cada pessoa é única e cada empresa tem necessidades específicas, por isso é tão importante o diagnóstico e o planejamento. 

Uma das técnicas mais faladas é o Método Pomodoro, que tem esse nome por ser inspirada num cronômetro de cozinha em formato de tomate e foi desenvolvida pelo italiano Francesco Cirillo. 

Já com relação ao uso de ferramentas, o Trello é uma excelente plataforma de produtividade e merece sua atenção. Além de gratuita, a ferramenta oferece uma série de funcionalidades que vão dar um gás a mais na gestão de tempo do seu negócio e vai tornar sua equipe muito mais colaborativa.

Vale ressaltar que estes são apenas alguns dos vários métodos disponíveis.

#02. Crie ambientes que favoreçam a produtividade

Pode parecer um fator secundário, mas é muito importante para o aumento da produtividade que o trabalho seja realizado em um ambiente propício. A criatividade e a produtividade podem e devem ser estimuladas no cotidiano.

Se você deseja aumentar a produtividade da sua equipe ou até mesmo a sua própria, vale buscar elementos que ajudem neste processo.

Desde a escolha das cores das paredes e móveis (que podem ser neutras, quentes ou frias), até a disposição do mobiliário, passando pela presença de elementos naturais, há muitas formas de tornar o local de trabalho mais produtivo.

Este é um investimento que trará conforto e sensação de familiaridade para sua equipe, além de favorecer um clima organizacional sadio. Tudo isso será convertido numa boa gestão do tempo e maior produtividade.

Você pode se aprofundar neste tema clicando aqui.

#03. Defina prioridades

Aqui, mais uma vez voltaremos a falar sobre planejamento. Num mundo onde tudo é tão urgente, pode ser uma tarefa difícil elencar prioridades.

Se você desejar gerir o seu tempo de forma mais inteligente vai precisar adotar algumas medidas essenciais. 

• De vez em quando será preciso dizer não. Este é um importante passo para alcançar mais autonomia sobre o seu próprio tempo. Não acumule para você todas as responsabilidades e demandas do seu negócio, aprenda a dizer não ao que não te trará resultados positivos e delegue funções.
• Nunca hesite em pedir ajuda. Mesmo quando você é quem mais tem conhecimento sobre tudo o que acontece na sua rotina pessoal ou do seu negócio, em alguns momentos será necessário contar com o auxílio de alguém que possa enxergar a situação de outra perspectiva.
• Compartilhe sua agenda. Nem todos ao seu redor podem perceber o quanto você está sobrecarregado, por isso procure deixar sua agenda acessível para sua equipe saber quando pode ou não marcar uma reunião extra, por exemplo.

Na gestão de tempo é preciso ter muito conhecimento sobre o próprio negócio e quais metas desejam ser alcançadas. Não encare sua agenda como uma prisão, mas como uma oportunidade de visualizar de forma geral seu destino.

#04. Descanse!

Quando chegamos à exaustão, fica muito mais difícil produzir com assertividade e de maneira realmente proveitosa. Se você não dá uma pausa de vez em quando, a tendência é o trabalho se tornar exaustivo, doloroso e ineficaz.

O descanso não deve ser encarado como fraqueza, mas sim como uma forma de oxigenar a mente e o corpo para dar prosseguimento na jornada.

É importante investir em espaços que favoreçam momentos de pausa e descanso, mas se este espaço não existe, cada indivíduo pode encontrar uma forma própria de descansar a mente e o corpo.

Mudar o foco quando um problema parece ser muito difícil de resolver pode trazer benefícios. Novas soluções podem surgir quando deixamos que nosso corpo respire.  

#05. Elimine distrações 

Não tem como abordar a temática da gestão de tempo e não pensar em formas eficientes de eliminar as distrações. Elas roubam nossa energia e nosso tempo de trabalho. 

• Para começar, um ambiente produtivo precisa ser organizado e limpo. Evite deixar seu local de trabalho com acúmulo de itens desnecessários. Opte pelo minimalismo e tenha à mão somente aquilo que for essencial para o desenvolvimento da sua função.
• Faça uma lista e procure cumprir com uma meta de cada vez. Se você deixa para cumprir suas demandas de forma desorganizada isso poderá acarretar tarefas deixadas pela metade e sensação de sobrecarga.
• Quando for descansar, lembre de cronometrar o tempo. Dessa forma, você evita a procrastinação e habitua seu cérebro a uma rotina de trabalho/descanso saudável.
• E lembre-se, não abuse das redes sociais. Se possível, coloque o celular no modo avião e deixe para checar suas redes em horários determinados (e limitados) do seu dia.

Aqui, é importante destacar que quando falamos em eliminar distrações estamos pensando em formas de otimizar a sua gestão de tempo. Isso não significa que você deva agir como uma máquina. 

Você não está proibido de interagir com sua equipe, tomar um cafezinho ou responder aquele e-mail que não está relacionado ao trabalho. O ideal é buscar o equilíbrio.

#06. Sempre que possível, seja flexível

Não há sensação mais satisfatória do que ver algo que planejamos acontecendo da forma como imaginamos que seria. Entretanto, nem sempre as coisas saem como esperado e é preciso estar aberto às mudanças, especialmente quando elas são inevitáveis.

Dentro do seu planejamento é preciso que haja espaço para alterações, mudanças de prazo, revisões e afins. Se você depende de fornecedores, prestadores de serviços ou terceirizados é natural que nem tudo saia como você planejou.

Mas é preciso ter foco e resiliência para lidar com as adversidades. Na gestão de tempo recuar pode ser uma saída inteligente para que outros processos não sejam prejudicados e a sua meta seja plenamente alcançada.

Aqui, mais uma vez, o planejamento se mostra fundamental. Ele não vai impedir que surpresas aconteçam, mas poderá te ajudar na forma como você vai lidar com elas. 

Também é importante reforçar que o compartilhamento de responsabilidades pode ser muito útil quando algo não sai como planejamos. Se você está imerso em um problema, mas conta com o apoio da sua equipe, ficará mais fácil superar as adversidades.