No dia a dia de uma organização se faz cada vez mais necessário utilizar sistemas e ferramentas que colaborem para um melhor desempenho da empresa. Diante do grande fluxo de informações e tarefas que chegam corriqueiramente, é interessante contar com mecanismos que facilitem o trabalho.
Além disso, a pandemia de covid-19 nos condicionou a uma nova maneira de realizar inúmeras atividades, como trabalhar, estudar e se comunicar, trazendo a tecnologia como uma necessidade corriqueira nas nossas vidas.
Logo, foi preciso se adaptar, utilizando soluções para que os negócios, os estudos, os empregos e a vida não parassem. Desde o início da pandemia, muitas plataformas de comunicação têm sido utilizadas por profissionais, estudantes e empresas para realizações de reuniões, aulas, apresentações e eventos.
Uma dessas plataformas foi o Microsoft Teams. A ferramenta de comunicação colaborativa possui inúmeros benefícios para as organizações que podem contribuir bastante para o desempenho significativo da sua equipe.
Contudo, para fazer o melhor uso dessa ferramenta, se faz necessário conhecê-la e entender a maneira como funciona. Por isso, separamos nesta publicação os principais pontos que você precisa descobrir sobre o microsoft teams.
De uma maneira geral, o microsoft teams é um software da empresa de tecnologia Microsoft. Ele pode ser entendido como uma plataforma de comunicação que reúne bate-papo, videoconferências, armazenamento de arquivos e integração de aplicativos no local de trabalho.
Inicialmente, o aplicativo foi desenvolvido para facilitar a comunicação e colaboração entre equipes corporativas, mas atualmente também tem sido muito utilizado para fins educacionais. Diante do contexto em que vivemos, que a tecnologia se faz cada vez mais necessária, milhares de empresas, organizações e universidades já estão utilizando a referida plataforma.
O microsoft teams é integrado a todos os aplicativos da Microsoft, incluindo o Outlook, Skype e o Microsoft Office. Logo, a partir dele, é possível utilizar o PowerPoint, OneNote, Word, Excel e outras aplicações da Microsoft.
O funcionamento do microsoft teams pode ser associado com o funcionamento de um coworking no qual várias pessoas se conectam. Dessa forma, ele pode ser entendido como uma plataforma integrativa.
Sendo assim, num único ambiente, é possível gerenciar conversas, compartilhar arquivos e editar conteúdos dentro da plataforma em tempo real. Nele, as equipes criam locais de compartilhamento e colaboração para os diferentes setores da companhia.
O microsoft teams pode ser usado em diversas plataformas móveis ou acessado via internet. Dessa forma ele pode ser acessado por meio de um navegador de internet ou por aplicativo, de forma prática e rápida.
Com ele é possível criar equipes para reuniões, do mesmo modo que é possível criar grupos de trabalho que se reúnem conforme a demanda. Com o microsoft teams também há a possibilidade de acessar diversos arquivos, compartilhando com pessoas da mesma empresa ou com clientes. Dentre as principais funcionalidades do Microsoft Teams estão:
Como já citamos anteriormente, o microsoft teams oferece um ambiente integrativo de bate-papo, reuniões online, armazenamento de documentos e muitos mais. Os recursos da plataforma podem ajudar no trabalho em equipe de diferentes formas.
Com o microsoft teams você pode criar canais de bate-papo destinados a determinados tópicos, o que facilita a organização de mensagens sobre um assunto e resolver problemas mais rapidamente sem distração.
Sendo assim, com canais separados por tópico, há muito menos confusão. Além de facilitar a busca pelo que você procura, já que não vão existir muitas mensagens irrelevantes. Dessa forma, perdendo menos tempo.
Por ser uma ferramenta da Microsoft, o microsoft teams se conecta com o Office 365. Dessa forma, os aplicativos do Office 365 (como é o caso do Word, Excel, PowerPoint e Outlook) são totalmente integrados à plataforma.
Dessa forma, é possível ter uma maior agilidade ao produzir e organizar arquivos, uma vez que os referidos aplicativos já são comumente utilizados por diversas organizações. Logo, se tornando um ambiente de trabalho já conhecido por muitos funcionários.
Com o microsoft teams você tem acesso aos aplicativos do Office 365 em um único local, o que possibilita maior eficiência na hora de desempenhar o trabalho. Logo, é possível acessar os arquivos e documentos no OneDrive, além de fazer chamadas e realizar videoconferências diretamente da plataforma.
O Microsoft Teams oferece diversas funcionalidades em um único lugar, incluindo mensagens, reuniões, notas e documentos. Com ele você também consegue conversar em tempo real com colegas de equipe que estão online, tornando a colaboração mais rápida e fácil.
No momento que estamos vivendo, no qual existe uma maior importância da boa comunicação entre a equipe, torna-se crucial utilizar ferramentas que facilitem o trabalho da melhor forma possível. Por isso, reunimos abaixo 5 motivos pelos quais a sua empresa deve adotar o microsoft teams no trabalho diário da instituição.
O microsoft teams não é apenas um software de videoconferências. Ele visa atender todas as necessidades comunicativas das organizações. Com o microsoft teams, os colaboradores da empresa podem criar canais de discussão de temas específicos, conversar de maneira privada, disponibilizar arquivos e organizar reuniões. Além de realizar chamadas telefônicas e com usuários do Skype.
A comunicação é essencial para empresas de todos os portes. Nas pequenas empresas, a comunicação entre os funcionários é mais compacta, de forma que os gestores acompanham de perto todos os processos da companhia. No microsoft teams, esse processo é facilitado, pois o software é conectado aos aplicativos da Microsoft, de forma que todos podem colaborar enquanto se comunicam de maneira direta.
Da mesma maneira, as grandes corporações também podem utilizar todas as ferramentas da Microsoft. A plataforma atende às necessidades técnicas de empresas com um grande número de funcionários, permitindo a organização de eventos ao vivo para até 10 mil pessoas.
A Microsoft incorporou diversos recursos para que as chamadas realizadas no microsoft teams fossem mais dinâmicas, uma vez que as reuniões à distância não têm a mesma dinâmica que os encontros presenciais.
Com o microsoft teams o usuário pode personalizar o plano de fundo das chamadas, “levantar a mão” durante as reuniões para sinalizar que têm algo a dizer, mas sem atrapalhar o andamento da discussão. Além disso, os organizadores também têm acesso a relatórios dos participantes.
A mobilidade tem se mostrado cada vez mais importante na nossa realidade. Dessa forma, se torna interessante fazer uso do microsoft teams, pois ele não funciona em apenas um tipo dispositivo. Entendendo que os colaboradores trabalham de diversas maneiras, a plataforma conta com versões para desktop, web e dispositivos móveis.
Além disso, ao utilizar o Teams para compartilhar arquivos, é possível contar com a eficiência da computação em nuvem da Microsoft. Dessa maneira, as equipes não correm o risco de perder documentos importantes por possíveis falhas técnicas. Essa tecnologia também facilita o acesso remoto para os colaboradores.
Outro ponto muito importante é a segurança e o microsoft teams é extremamente seguro. Levando em consideração a importância das informações e o volume de dados envolvidos no mundo da comunicação corporativa, o microsoft teams usa diversos controles de privacidade e segurança.
Dessa forma, as informações de todas as contas registradas na plataforma são protegidas por meio da autenticação multifatorial (MFA). Todos os dados são criptografados, o que reforça a proteção contra ataques cibernéticos.
Como vimos, o microsoft teams é uma plataforma abrangente de comunicação e colaboração que pode otimizar o trabalho da sua equipe. Ao utilizá-la em sua organização, você pode obter melhores resultados, ao mesmo tempo que aumenta a produtividade de seus funcionários.
Com o microsoft teams você e sua equipe pode compartilhar arquivos e permitir a edição deles online, utilizar a plataforma para comunicação por texto, áudio e vídeo, além de muitas outras funcionalidades vistas neste post.
Por isso, é interessante conhecer melhor essa plataforma de comunicação e entender de qual maneira ela pode colaborar para o sucesso do seu negócio. Dessa forma, ao explorar essa ferramenta, é possível tornar a comunicação interna ainda melhor.
Entenda como a telefonia digital pode se tornar uma aliada para o sucesso da sua empresa
Saiba mais
Saiba como e por que os serviços de ti podem ser valiosos para as organizações
Saiba mais
Conheça algumas ferramentas que podem trazer inúmeros benefícios para sua organização
Saiba mais